Je eigen fysiopraktijk starten

Je eigen fysiopraktijk starten: in 6 stappen naar een volledig businessplan

Als fysiotherapeut je eigen praktijk starten: dat is een behoorlijke stap. Want naast therapeut, ben je opeens ook ondernemer. Een eigen bedrijf runnen, betekent in de regel meer verantwoordelijkheden, meer stress en minder vrije tijd dan wanneer je voor een baas werkt. Want je bent niet meer alleen fysiotherapeut die zich bezig houdt met de beste zorg voor zijn patiënten, je moet ook tijd en aandacht geven aan de zakelijke aspecten van je bedrijf. 

Praktische zaken, zoals je inschrijven als bedrijf en erkend worden door verzekeraars, heb je waarschijnlijk al geïnventariseerd. Maar hoe zit het met het bedrijfsmatige aspect? Wij helpen je graag met het in kaart brengen van alle aspecten. In 6 stappen naar een volledig businessplan en grotere kans op financiering.

Stap 1: Waarom een eigen praktijk? 

Een eerste stap naar je eigen praktijk, is voor jezelf bepalen waarom jij je eigen praktijk wil. Vanuit welke wens ontstaat jouw kliniek? Is het de wens om patiënten beter te helpen, wil je zelfstandiger kunnen werken of meer inkomsten genereren? Het opstarten van een bedrijf kan uit veel motivaties ontstaan - het is belangrijk om je eigen doel helder op papier te krijgen. 

Schrijf de voornaamste reden op waarom je een eigen praktijk wil openen. Stel jezelf daarna de vraag: “Waarom vind ik dat belangrijk?”, beantwoordt die, en stel jezelf daarna nog een aantal keer de vraag “Waarom?”, tot je bij de absolute kern uitkomt. Die kern gaat je helpen bij eigenlijk iedere keuze die je maakt. Want iedere keuze ondersteunt die initiële waarom. 

Stap 2: Welk type fysiopraktijk? 

Je hebt voor jezelf inzichtelijk gemaakt wat je motivatie is om een praktijk te starten. Welk type praktijk past bij die drijfveer? De American Physical Therapy Association (APTA) heeft een aantal vragen opgesteld die je helpen achterhalen welk type praktijk het beste bij jou past:

1.    Werk je liever in een team of alleen?

2.    Vind je het fijn om regelmatig mensen om je heen te hebben waarmee je kunt overleggen?

3.    Bezit je over een gebalanceerde set talenten? In andere woorden, ben je niet alleen een uitstekende therapeut, maar ook een verbinder, een duidelijke communiceerder, goed met financiën, heb je gevoel voor marketing en kun je goed met technologie omgaan? Of ben je bereid mensen aan te nemen die jouw zwakkere kanten kunnen aanvullen? 

4.    Let jij meer op de grote lijnen of op de dagelijkse details? En als je niet “allebei” zegt, wie gaat er op het andere deel letten? 

5.    Weet je precies hoe je jouw praktijk wil vormgeven? En kun je je makkelijk aanpassen als dingen niet zo lopen als verwacht? 

6.    Ben je zelfverzekerd genoeg om het alleen te doen?

Als je deze vragen beantwoordt, kom je er misschien achter dat je wel een eigen praktijk wilt starten, maar dat misschien beter samen met een partner kunt doen. Een partner kan net het verschil maken op de vlakken waar jij aanvulling nodig hebt: qua investering, ervaring, relaties of zakelijke vaardigheden. Ook zaken als administratie en het aansturen van een team hoef je dan niet in je eentje te doen, maar kun je verdelen. 

Maar een type fysiopraktijk gaat verder dan bepalen of je het alleen wilt opzetten, of met een partner, en of je een team wilt aannemen of zelfstandig een praktijk opzet. Want fysiotherapie is niet de enige dienst die je als praktijk kunt verlenen. 

Zo kun je kiezen voor een multidisciplinaire praktijk, waar naast fysiotherapie ook andere gezondheidsdiensten verleend worden, zoals manuele therapie, osteopathie of chiropractie. Je kunt ook je fysiopraktijk inzetten als een soort sportschool, waarbij je apparaten vaker door patiënten gebruikt worden. Daarnaast kun je de patiënten tijdens hun sport bijsturen op de juiste toepassing van de apparaten, waardoor jouw sportomgeving echt bijdraagt aan hun herstel. Een voordeel voor je praktijk is dat dit zorgt voor doorlopende inkomsten. 

Stap 3: Hoe maak je jouw praktijk onderscheidend?  

Dus nu weet je welk type praktijk je wilt oprichten, maar hoe is jouw praktijk anders dan de praktijken die al bestaan? Wellicht zit er in jouw omgeving nog geen fysiopraktijk - dan is dat je onderscheidende factor. Maar meestal heb je concurrentie van andere fysiopraktijken. Wat maakt jouw kliniek anders? 

Misschien weet je al wat jouw praktijk uniek maakt: door je te specialiseren in bijzondere behandelmethodes zoals shockwave therapie of TECAR-therapie, bijvoorbeeld. Of doordat jouw praktijk multidisciplinair is. Het kan echter ook goed, dat je nog niet weet wat je kunt doen om jouw praktijk onderscheidend te maken. 

De makkelijkste manier om een praktijk op te richten die zich onderscheidt, is om je patiënten continu de best mogelijke ervaring te bieden. Zorg dat jouw praktijk op een persoonlijke, betrokken en memorabele wijze met patiënten omgaat. Dat kan op ieder vlak: of het nu gaat om de behandeling zelf, de inrichting van je praktijk, de communicatie met je patiënten - zet dat extra stapje.

Bedenk wie je patiënt is, en wat jij kunt doen om die extra van dienst te zijn. Breng in kaart wie je ideale patiënt is, welke behandelingen hij nodig heeft, hoe groot die doelgroep is en wat die doelgroep belangrijk vindt. Aan de hand hiervan, kijk je wat je kunt doen om jouw doelgroep de best mogelijke ervaring te bieden. Zorg bijvoorbeeld dat je een comfortabele wachtkamer hebt, waar je patiënten met plezier zitten. Of zorg dat je tussen de afspraken door een keer contact hebt met de patiënt om je betrokkenheid te tonen.

Stap 4: Welke locatie kies je?

Makelaars hebben drie magische woorden als het om vastgoed gaat: locatie, locatie en locatie. Dat gaat ook op voor een fysiopraktijk. Je praktijk is een plek waar mensen uit de directe omgeving naartoe komen. Kijk daarom naar je eigen “waarom” - want wie wil je helpen, maar zeker ook naar de socio-economische eigenschappen van mogelijke locaties. 

Een aantal zaken om te onderzoeken, zijn:

• hoeveel personen wonen en werken in de omgeving? 
• wat zijn de demografische gegevens van deze personen (denk aan leeftijd, status, etc.)
• hoeveel huisarts(praktijk)en (voor doorverwijzingen) zitten er in de omgeving?
• hoeveel en welke fysiopraktijken zitten er al in de omgeving? 
• hoe vaak zoeken mensen op Google naar een fysiopraktijk in een bepaald gebied? 
• hoe toegankelijk is de gewenste locatie? Denk bijvoorbeeld aan (gratis) parkeergelegenheden. 

Naast de geografische locatie, is het ook goed om na te denken over de fysieke locatie. Hoeveel ruimte denk je nodig te hebben? Je hoeft niet direct te investeren in een toekomstbestendige locatie. Een te kleine ruimte is natuurlijk niet goed, omdat je wilt zorgen dat je patiënten en jij ruimte genoeg hebben voor een comfortabele behandeling. Echter, direct in een (te) grote ruimte starten, zorgt dat je te hoge maandelijkse kosten hebt aan huur en nutsvoorzieningen die dan lastig te dekken zijn. 

Daarom is het goed om in eerste instantie te kijken naar een kleinere locatie die je flexibel kunt huren. Mochten zaken niet lopen zoals je hoopt, of mocht je een langere opstarttijd nodig hebben, dan heb je de mogelijkheid daar op in te spelen. Blijkt al gauw dat je kliniek goed loopt, kun je snel van locatie veranderen en alsnog dichtbij een grotere locatie huren. 

Stap 5: Hoe richt je je praktijk professioneel in? 

Je hebt research gedaan naar de locatie en weet hoeveel ruimte je in welk gebied wilt zoeken. Eenmaal de locatie gevonden, is het tijd deze in te richten. Heb je al een beeld bij hoe je jouw praktijk inricht? Daarbij zijn twee keuzes erg belangrijk: welke software je gaat gebruiken en natuurlijk welke behandelapparatuur je kiest. 

Welke software heb ik nodig?

De juiste software gaat jouw praktijk een kickstart geven. Er zijn veel verschillende software programma’s op de markt die je kunt onderzoeken. Want het belangrijkste aan software is, dat het doet wat jij wilt. Voor een kleine kliniek heb je geen grootste softwarepakketten nodig, maar anderzijds wil je ook niet met software zitten die niet de functies heeft die jij nodig hebt. Dus kijk naar jouw diensten en vraagstukken en zorg dat je software kiest die jouw praktijk georganiseerd houdt. 

Dat gezegd hebbende, zijn er een aantal zaken waar iedere fysiopraktijk mee te maken krijgt: 

• Betalingen 
• CRM
• Planningssysteem 
• AVG proof

Vul deze aan met jouw eisen en vind zo jouw perfecte software. 

Welke uitrusting moet ik hebben? 

Je uitrusting helpt je om jouw praktijk een succes te maken. Goede uitrusting is een investering, maar gaat jaren mee en ondersteunt je om de best mogelijke zorg te realiseren. 

Je kunt je uitrusting opdelen in twee categorieën: 1. must-haves en 2. handige tools. Als je net start met je praktijk, kun je beter al je aandacht spenderen aan je must-haves, ook al heb je de financiële mogelijkheden om meer aan te schaffen. Bouw je uitrusting over tijd op, aangepast aan de behoeftes van je patiënten. 

Investeer in kwaliteitsuitrusting. Een eerste indruk kun je slechts een keer maken, en je behandelapparatuur vormt een groot deel van die eerste indruk. Als je patiënt binnen komt, moet hij apparatuur zien die er schoon, betrouwbaar en professioneel uitziet. Ook in het gebruik moet de apparatuur natuurlijk comfortabel en hygiënisch zijn, zowel voor de patiënt als voor de therapeut. 

Weet je (nog) niet welke producten de juiste zijn voor jouw praktijk? De professionals van Gymna denken graag met je mee. 

Stap 6: Hoe start ik met marketing? 

Wat is een fysiopraktijk zonder patiënten? Het is een van je kerntaken om te zorgen dat je nieuwe patiënten aantrekt en huidige patiënten behoudt. Hoewel doorverwijzingen en mond tot mond-reclame belangrijk zijn, is dat waarschijnlijk niet genoeg. Je bent immers een nieuwe speler op de markt. Veel van jouw potentiële klanten zijn elders patiënt (geweest) en moeten toch de bewuste keuze maken om te veranderen van de eerder bezochte therapeut. 

Daar komt jouw onderscheidende vermogen weer om de hoek kijken. Waarom zou een patiënt voor jou kiezen, en niet voor die andere praktijk die al veel langer therapie verleent? Dat kan zijn omdat jouw praktijk ruimere openingstijden heeft, huisbezoeken doet, een professionelere uitstraling heeft of duidelijk hygiënischer is. En dan is het de vraag: hoe zorg je dat mensen weten dat jij die onderscheidende zaken aanbiedt? 

Daarvoor zet je een marketingstrategie op. De basis van een marketingstrategie is als volgt:

• Wie: wie is je doelgroep, op welke manier(en) kun je deze groep het beste bereiken? 
• Wanneer: op welk moment is je doelgroep het meest ontvankelijk voor jouw bericht? 
• Waar: via welke middelen laat je jouw campagne lopen? 
• Waarmee: welke content wil de doelgroep het liefst zien?
• Hoe: wie zorgt voor de marketing? Hoe houdt die persoon bij wat werkt en wat niet? Hoe vaak stuur je bij? 

Middelen die sowieso uit jouw marketingstrategie gaan rollen zijn je bedrijfsnaam, je huisstijl en logo, en communicatierichtlijnen met daarin hoe en waarmee je met je doelgroep interacteert. Uit het Duitse magazine voor fysiotherapeuten, pt_Erfolg, blijkt dat het logo een belangrijk onderdeel is van de marketing van fysiopraktijken. Hoewel een logo nog geen merk maakt, zijn ze vaak wel het beeld waardoor mensen je herinneren. Het is een symbool voor kwaliteit en professionaliteit. In de regel ontwerp je een logo voor het leven. Natuurlijk kun je deze over tijd verfijnen of aan kleine aanpassingen onderwerpen, maar de basis van je logo is voor altijd (kijk maar eens naar Coca Cola, die al sinds 1906 hun kenmerkende krullerige letters gebruikt). 

Belangrijke onderdelen in het opstellen van je logo (en de stijl daarvan die vaak doorloopt in de rest van je huisstijl) zijn het vastleggen van symbolen, tekens of logo’s die je aanspreken, het kiezen van lettertypes en kleuren en het uitwerken van de details om zo jouw praktijk het best te verbeelden. 

Nadat je jouw huisstijl en logo vast hebt gelegd, bepaal je dus de middelen om jouw merk aan het publiek te laten zien en je diensten aan te bieden. Dat kan bijvoorbeeld door een website, in combinatie met een actieve social media strategie en een online advertentieplan. Ook is het een goed idee om te kijken of je partners kunt krijgen die patiënten naar je doorverwijzen - want doorverwijzingen kunnen zeker wel voor patiënten zorgen. 

Het belangrijkst is, dat je jouw marketingstrategie aanpast op jouw potentiële patiënten. Waar bevinden zij zich op welk moment en op welke manier kun je hen het beste bereiken? 

Zet je ideeën om in een businessplan 

Met al deze stappen, heb je al een redelijk duidelijk beeld van jouw praktijk. Je weet de waarom, de wat, de wie, de waar, en de hoe. Daarmee heb je een duidelijk beeld van je concept en de kosten die je gaat maken. Al deze informatie bundel je in een businessplan. Dit businessplan kun je vervolgens voorleggen aan de wettelijke instanties om jouw bedrijf geregistreerd en gefinancierd te krijgen - en is daarnaast een document waar je zelf iedere keer op terug kan vallen. 

Een businessplan is een uitvoering document waarin je een tekst- en cijfergedeelte opneemt. Je geeft in het plan antwoord op belangrijke vragen, die je in de vorige 6 stappen hebt beantwoord. Een korte samenvatting:

• Zakelijke samenvatting: in 1A4 jouw missie, visie en doel
• Doelgroep: voor wie en waar bied je je diensten aan 
• Concurrentie: wie zijn je concurrenten en hoe ben jij anders 
• Personeelszaken: wie runt of runnen het bedrijf en wie heb je nog meer nodig (team) 
• Uitrusting: welke producten en diensten heb je nodig om jouw praktijk te starten 
• Marketingplan: hoe ziet je merk eruit en hoe zorg je dat jouw ideale patient naar jouw kliniek komt 
• Financiën: welk startkapitaal heb je nodig, wat verwacht je te verdienen en wat zijn je vaste lasten voor de eerste drie jaar 

Ben je op zoek naar een extra tool om je inzicht te geven in die vragen? Dan is de Balanced Scorecard (BSC) wellicht een goede oefening om te doen. 

Van businessplan tot financiering 

Om je businessplan ook voor te kunnen leggen aan een bank, verhuurder of subsidie, moet je zorgen dat deze zakelijk en volledig uitgeschreven is. Heb je financiering nodig, vraag dan eerst informatie bij de bank over de gewenste procedure. Vaak zijn er speciale afdelingen of consultants die verantwoordelijk zijn voor zakelijke leningen. Zo is het gebruikelijk dat je een businessplan moet indienen vóór je op gesprek kunt komen. 

Tijdens een gesprek zal de bank naar details uit het plan vragen, zoals uitleg over hoe je tot de inkomsten- en uitgaven planning voor de eerste drie jaar bent gekomen. Kun je deze vragen goed beantwoorden en breng je een eigen kapitaal van minstens 20% mee, dan maak je goede kans op een lening - en kun je beginnen met het oprichten van je praktijk!